Różnica między kolorami widocznymi na monitorze a tymi uzyskiwanymi na wydruku wynika z kilku istotnych przyczyn związanych zarówno z technologią wyświetlania obrazu, jak i jego fizycznym odwzorowaniem na papierze.
Przede wszystkim monitor wyświetla kolory w przestrzeni barwnej RGB (red, green, blue), gdzie obraz powstaje poprzez mieszanie światła w sposób addytywny. Oznacza to, że im więcej światła dodajemy, tym jaśniejszy kolor uzyskujemy — wartości R=0, G=0, B=0 dają kolor czarny, natomiast R=255, G=255, B=255 dają kolor biały. Dzięki temu kolory na ekranie są jasne, intensywne i nasycone.
Z kolei wydruk powstaje w przestrzeni barwnej CMYK (cyan, magenta, yellow, key – czarny), gdzie kolory tworzone są poprzez mieszanie farb w sposób subtraktywny, czyli przez pochłanianie światła. W tym przypadku wartości C=0, M=0, Y=0, K=0 dają kolor biały (czyli brak farby, widoczny papier), natomiast C=100, M=100, Y=100, K=100 dają kolor brudnoczarny. Ponieważ przestrzenie barwne RGB i CMYK nie pokrywają się w 100%, nie wszystkie kolory widoczne na monitorze mogą być dokładnie odwzorowane w druku — szczególnie dotyczy to bardzo intensywnych, „neonowych” barw.
Kolejnym czynnikiem jest fakt, że każdy monitor wyświetla kolory inaczej. Wystarczy porównać kilka ekranów ustawionych obok siebie, aby zauważyć różnice w jasności, temperaturze barwowej czy nasyceniu. Tylko wysokiej klasy monitory przeznaczone do prac DTP są w stanie w miarę wiernie symulować kolory przeznaczone do druku, i to pod warunkiem, że są regularnie kalibrowane oraz używane z odpowiednimi profilami kolorów ICC.
Na końcowy efekt wpływają również materiały eksploatacyjne używane w drukowaniu. Tusze czy tonery mogą różnić się między producentami, na przykład pod względem nasycenia czy jakości odwzorowania barw, co dodatkowo powoduje rozbieżności między projektem a wydrukiem.
Bardzo duże znaczenie ma także podłoże, na którym wykonywany jest wydruk. Różne rodzaje papieru — takie jak papier powlekany, niepowlekany, matowy czy błyszczący — inaczej odbijają światło i wpływają na odbiór kolorów. Dodatkowo istotne są warunki oświetleniowe, w jakich oglądany jest wydruk. Ten sam obraz może wyglądać inaczej w świetle dziennym, a inaczej w sztucznym (np. przy oświetleniu żarowym lub LED), a także w zależności od tego, czy dzień jest słoneczny czy pochmurny.
Dodatkowo, zastosowanie uszlachetnień – takich jak różne folie, laminaty czy lakier UV – może wpłynąć na końcowy odbiór kolorystyki produktu. Zmiany kolorystyczne wynikające z zastosowania uszlachetniania są naturalnym efektem procesu produkcyjnego.
Nie bez znaczenia pozostaje również różnica w samej naturze obrazu: monitor emituje światło, natomiast wydruk je odbija. To sprawia, że obraz na ekranie wydaje się jaśniejszy i bardziej kontrastowy, podczas gdy wydruk często wygląda na ciemniejszy i mniej nasycony.
Ze względu na różnice technologiczne pomiędzy sposobem wyświetlania kolorów na monitorach a drukiem w przestrzeni barwnej CMYK, porównywanie kolorystyki wydruku z obrazem widocznym na ekranie jest technologicznie nieadekwatne. Wynika to z faktu, że monitor prezentuje obraz przy użyciu światła (model RGB), natomiast druk odwzorowuje go za pomocą fizycznych tuszy czy tonerów nanoszonych na podłoże (model CMYK). Są to dwa całkowicie odmienne sposoby tworzenia koloru — jeden oparty na emisji światła, drugi na jego pochłanianiu. W konsekwencji ten sam plik graficzny interpretowany jest inaczej przez urządzenia wyświetlające i drukujące.
Dodatkowo przestrzenie barwne RGB i CMYK różnią się zakresem możliwych do odwzorowania kolorów, co oznacza, że część barw widocznych na ekranie nie ma swojego odpowiednika w druku. Podczas przygotowania materiału do druku następuje więc konwersja kolorów, w której system musi dopasować barwy do możliwości technologicznych drukarki. Proces ten zawsze wiąże się z pewnym stopniem utraty intensywności, zmiany odcienia lub kontrastu. Nawet przy zastosowaniu profesjonalnych narzędzi, kalibracji oraz profili kolorystycznych nie jest możliwe uzyskanie pełnej zgodności pomiędzy obrazem ekranowym a wydrukiem.
Z tego względu wszelkie porównania „ekran vs wydruk” należy traktować orientacyjnie, a nie jako dokładne odniesienie kolorystyczne. W praktyce za punkt odniesienia uznaje się wydruki próbne (tzw. proofy) lub wzorniki kolorów, a nie obraz wyświetlany na monitorze. Ewentualne rozbieżności pomiędzy wyglądem projektu na ekranie a jego wydrukiem są zatem zjawiskiem naturalnym, wynikającym z ograniczeń fizycznych i technologicznych procesu reprodukcji obrazu.
Podsumowując, różnice między kolorami na monitorze a wydrukiem są konsekwencją współdziałania wielu czynników: odmiennych modeli barw (RGB i CMYK), ograniczeń zakresu kolorystycznego, indywidualnych właściwości urządzeń (monitorów, drukarek), jakości i rodzaju użytych materiałów (farb, tonerów, papieru), a także warunków oświetleniowych, w jakich obraz jest oglądany. Wszystkie te elementy sprawiają, że pełna zgodność kolorystyczna pomiędzy ekranem a wydrukiem nie jest możliwa do osiągnięcia, a pewien poziom różnic stanowi nieodłączny i nieunikniony element procesu przygotowania oraz realizacji druku.
